Een reglement van inwendige orde, opgesteld door het bestuur, bepaalt de betrekkingen tussen de leden van Ostend Judo Club onderling en het bestuur van die club. Zij heeft hiervoor haar bronnen geput uit het reglement van inwendige orde en de statuten van de VJF en de BJB. De club houdt een exemplaar ter inzage van alle vergunninghouders. Elk lid moet zich naar de voorschriften van dit reglement gedragen en de onwetendheid van de bepalingen van dit reglement zal nooit als een verontschuldigingaanvaard worden bij enig geschil of beslissing vanwege het bestuur tegenover haar leden.

Art.1. Inschrijving.

Bij de inschrijving betaalt men de verzekering en het lid en lesgeld (het jaargeld), welke twaalf kalendermaanden dekt. Betaalde bijdragen kunnen niet van de club teruggevorderd worden. Er kan echter steeds aan nieuwe leden en aan leden die hun vergunning moeten hernieuwen, het lidmaatschap van OJC geweigerd worden. De leden worden slechts in het bezit gesteld van hun vergunning wanneer zij in orde zijn met het doktersonderzoek en de verschuldigde bijdragen, zoniet wordt men ook de toegang tot de tatami en de lessen ontzegd. (Dit wat betreft ongevallen, die zich zouden voordoen zonder dat de judoka verzekerd is, en dit vooral tegenover derden. )

Art. 2 Vernieuwen en veranderen van lidmaatschap.

De maand en het jaar die op de vergunning voorkomen, is de vervaldatum. Voor het begin van de maand waarin de vergunning vervalt moet het lidmaatschap vernieuwd worden. Leden die van club willen veranderen, moeten hiervoor de procedure volgen volgens het transfer reglement van de VJF (Het huishoudelijk reglement is ter inzage op het secretariaat van Ostend Judo Club).

Art. 3. De beoefening.

In het bezit van een vergunning kan men het judo beoefenen in OJC en tevens in alle aangesloten clubs van de VJF, BJB en LFJ. Leden van andere clubs dewelke aangesloten zijn bij de VJF, BJB of LFJ kunnen aan de trainingen deelnemen in OJC, mits toelating van de Technisch Directeur/hoofdlesgever. Ze worden verondersteld kennis genomen te hebben van het reglement van inwendige orde. Voor het volgen van de lessen kan een bijdrage gevraagd worden

Art.4. Gedrag en houding.

Bij het betreden van de zaal groet men. Vooraleer men de tatami op gaat groet men eveneens. Indien de leraar reeds op de tatami aanwezig is, moet men de leraar groeten. Eenmaal in judogi moet men op de tatami blijven, er mag dus niet in judogi op de banken gespeeld worden. Tijdens de lessen mag men alleen de tatami verlaten voor een grondige reden en met de toelating van de leraar. In de zaal, in de kleedkamer en op de tatami dient er gestreefd te worden naar de grootst mogelijke stilte, dit zowel vanwege de toeschouwers als vanwege de leden. Ten alle tijde kan een leraar de toegang tot de zaal en tot de tatami weigeren aan elk lid of toeschouwer die zich niet gedraagt zoals het reglement van inwendige orde voorziet en/of tegen de regels der wellevendheid handelt. De leden moeten op tijd komen om de lessen tijdig te laten aanvangen. Waardevolle voorwerpen en geld worden niet meegebracht naar de dojo. Achtergelaten voorwerpen zijn ter verantwoordelijkheid van de belanghebbenden. Roken is verboden in alle lokalen (ook in het secretariaat). 0p de tatami is kauwgom verboden.

Art.5 Hygiëne

De judogi moet steeds in zuivere toestand zijn. De nagels aan handen en tenen moeten kort geknipt zijn. De haren moeten steeds proper zijn en lange haren, zowel van jongens als van meisjes, dienen op gebonden te worden. Vooraleer de tatami te betreden moet men zich ontdoen van uurwerken en andere sieraden. Elke richtlijn verstrekt door de trainer moet nageleefd worden. Stortbaden, toiletten en kleedkamers zijn ter beschikking van de leden. Deze lokalen moeten steeds in propere toestand gehouden worden.

Art. 6. Secretariaat

Leden en/of toeschouwers hebben geen toegang tot het secretariaat. Enkel wanneer ze er toe uitgenodigd worden door de bestuursleden of wanneer ze om een geldige reden iets moeten vragen, mogen ze het secretariaat betreden. Op geen enkele manier dient dit een vergaderzaal te worden voor leden noch toeschouwers.

Art. 7. Vergunning en aanwezigheidskaart.

Elk lid moet steeds zijn vergunning en/of aanwezigheidskaart bij zich hebben. Bij aanvang van de les worden ze afgehaald terwijl iedereen zich in za-rei positie bevindt. De leerling die de hoogste in graad is zal de afgehaalde vergunningen afgeven op het secretariaat. Na afloop van de les neemt ieder zijn vergunning of kaart terug. De aanwezigheidskaart heeft enerzijds tot doel, voor de ouders van de jongeren, de tegenwoordigheid van hun kinderen na te gaan en anderzijds de trainers een overzicht te geven op de gevolgde lessen van de leerling.

Art. 8. Proef afleggen.

De examens gebeuren tweemaandelijks. De leden worden steeds bij voorbaat in kennis gebracht op welke dag, datum en uur het examen zal plaatsvinden. Voorwaarden om toegelaten te worden tot de examens:

- De opgegeven stof kennen.
- De vereiste duur en aanwezigheden hebben.
- De vereiste ouderdom bereikt hebben.
- In regel zijn met de vergunning.
- De toelating van de respectievelijke lesgever hebben.

De tijdsduur of het aantal gevolgde lessen kan nooit aangehaald worden als argument om het examen te mogen afleggen. Ze dienen enkel als richtlijn en ter inlichting van de trainer. Samen met de aanvraag dient steeds het examengeld betaald te worden. De kandidaat mag driemaal kansen voor zijn examengeld.

Art. 9. Ongevallen.

Indien zich ongevallen voordoen tijdens de les, dient in eerste instantie de aanwezige trainer verwittigd te worden. Deze geeft al dan niet de toelating, naargelang de ernst van het ongeval, aan het lid om de tatami te verlaten. Bij erge ongevallen waarbij doktersonderzoek of medische hulp vereist is, dient men een ongevallenformulier, klaar en duidelijk ingevuld, te vragen aan de lesgever of trainer. Dit formulier dient verder ingevuld te worden door de geneesheer. Het ingevulde formulier moet zo vlug mogelijk opgezonden worden naar de zetel van de VJF. Wanneer de judoka volledig hersteld is, moeten alle bewijzen van genezing of invaliditeit, samen met een briefje van de ziekenbond, ook opgezonden worden naar de verzekering om de teruggave van de kosten te krijgen.

Art. 10. Houding tegenover de leraar.

Het judo uit zichzelf pleit steeds voor respect voor de trainers evenals de manier waarop hij wordt aangesproken. Dit geldt ook tegenover een trainer tijdelijk aangesteld door het bestuur van OJC. Raadgevingen van de trainer dulden geen aanmerkingen. Op geen enkele wijze wordt onbeschoft gedrag getolereerd. De functie van de trainer primeert alle graden.

Art. 11. Burgerlijke verantwoordelijkheid.

Het bestuur is niet burgerlijk verantwoordelijk voor de gebeurlijke ongevallen van de leden die niet in orde zijn met hun vergunning.

Art. 12. Verbodsbepalingen.

Het wordt ieder lid verboden iemand uit te dagen, demonstraties te verrichten of wedkampen te leveren met beoefenaars van andere gevechtssporten : worstelen, catch, boks,... evenals deel te nemen aan sportmanifestaties, demonstraties of wedstrijden die zonder toestemming van de VJF worden ingericht. In zijn gesprekken en zijn gedragingen moet de judoka jegens andere gevechtssporten zijn gewone hoffelijkheid betonen en behouden.

Art. 13. Onvoorzien.

In alle gevallen welke niet voorzien zijn in dit reglement, in het bijzonder wat orde en tucht betreft, hebben de aanwezige trainers en bestuursleden het recht de nodige richtlijnen te geven die moeten opgevolgd worden.

Art. 14. Privacyverklaring

1.    Algemeen

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Ostend Judo Club houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•     Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

•     verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•     vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

•     passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

•     geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•     op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Ostend Judo Club zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Ostend Judo Club

Zetel: Koninginnelaan 76, 8400 Oostende

Emailadres: ostendjudo@gmail.com

website :   www.ostend-judo-club.be facebook:www.facebook.com/OSTENDJUDOCLUB

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door Ostend Judo Club verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
•     Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van “Judo Vlaanderen “ (uitvoering overeenkomst)
•     Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Ostend Judo Club (uitvoering overeenkomst)
•     Voor het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
•     Voor verzekeringsdoeleinden (contractuele grand)
•     In het kader van de organisatie van sport promotionele activiteiten (contractuele grand)
•     Aanwezigheidsregistratie clubtrainingen (contractuele grand)
•     Het vastleggen van judoactiviteiten via foto en film voor pr-doeleinden (gerechtvaardigd belang)
•     Het bijhouden van wedstrijd- en examenresultaten (contractuele grand)
•     Het versturen van nieuwsbrieven, club-gerelateerde informatie en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
•     In kader van de aanleg van het clubpatrimonium (gerechtvaardigd belang)
•     Voor publicitaire niet-commerciële doeleinden (clubwebsite, facebookgroep)(Gerechtvaardigd belang)

2.     Welke gegevens verwerken we?

Voor de eerder opgesomde doelstellingen (zie hoofdstuk “Waarom verwerken wij persoonsgegevens”) kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen, opslaan, verzamelen en verwerken:
•     Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, geslacht, gsm en/of telefoonnummer, e-mail
•     Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, judograad, gewicht (in geval van wedstrijddeelname)

3.     Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties
-     Bestuursleden van de vereniging
-     Coaches (in geval van wedstrijddeelname)
-     Judo Vlaanderen (voorheen VJF) vzw
De verzekeringsmaatschappij: in geval van een schade aangifte wordt de verzekeringsmaatschappij van de omstandigheden van het ongeval en de door de geneesheer gestelde diagnose ingelicht door de club. Het lid dient eventuele bijkomende persoonlijke gegevens op vraag van de verzekeringsmaatschappij rechtstreeks te bezorgen

4.    Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
•      het verzorgen van de internet omgeving (webhosting & Cloud provider);
•      het verzorgen van een website en/of Facebook (content);
•      het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, club-gerelateerde informatie en uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

5.    Bewaartermijn

Ostend Judo Club bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grand van de wet is vereist.

6.    Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
•      Allé personen die namens Ostend Judo Club van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
•      We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
•      Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
•      We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
•      Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hogervermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij je daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Dit kan bij afspraak gebeuren tijdens de judotraining in onze dojo. Wij vragen jou om hiervoor jouw identiteit mee te brengen naar de dojo.
Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

7.    Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen via het hogervermeld adres.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA); dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Drukpersstraat 35 1000 Brussel
https://www.qegevensbescherminqsautoriteit.be

8.    Wijziging privacyverklaring

Ostend Judo Club kan haar privacy statement steeds wijzigen. Van deze wijziging zullen we steeds een aankondiging doen op onze website. Oudere versies van ons privacy statement zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.